Assemblee condominiali on-line
DPCM 18 ottobre 2020: quindi?
Si possono fare?
Sono legali?
Si può partecipare alla riunione di condominio in videoconferenza?
L’emergenza coronavirus ha portato all’attenzione di tutti i mezzi tecnologici per lo svolgimento di incontri a distanza.
E’ possibile applicare queste tecnologie alle assemblee condominiali?
Al di là dei profili legali, sarà sicuramente necessario un “cambio di abitudini” ed un adattamento ad una modalità fino ad oggi poco utilizzata.
Cerchiamo di capire però cosa dice la legge: l’assemblea di condominio online è legale?
Partiamo dal presupposto che l’assemblea per via telematica può essere un valido supporto durante il periodo di emergenza, ma potrebbe rappresentare una valida opportunità anche successivamente, anche per permettere la partecipazione al massimo numero di condòmini che altrimenti si troverebbero impossibilitati a partecipare per un qualsivoglia motivo.
Riforma del condominio del 2012: luogo di riunione dell’assemblea di condominio
All’indomani dell’approvazione della riforma del condominio del 2012 il legislatore non ha modificato il Codice civile nella parte in cui prevede che la riunione di condominio debba per forza svolgersi in un luogo “fisico” e non virtuale.
Difatti la legge, pur lasciando libero il regolamento condominiale di stabilire la sede per le riunioni assembleari, è di norma l’amministratore a scegliere, a sua discrezione, il luogo ove i condomini dovranno presentarsi, luogo che va indicato obbligatoriamente nell’avviso di convocazione.
In tale scelta, l’amministratore incontra, però, alcuni limiti:
si deve trattare di una sede situata all’interno del Comune (o nelle immediate vicinanze) in cui si trova l’edificio condominiale e, quindi, raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti;
la sede deve essere tale da consentire a tutti i condomini di accedervi e partecipare alla discussione (ad esempio: locali comuni condominiali, sedi parrocchiali, circoli privati, salette private di bar). Sarebbe inidoneo un locale troppo insalubre.
L’assemblea non può svolgersi in un luogo diverso rispetto a quello indicato nell’avviso di convocazione, a pena di annullabilità della delibera.
Vediamo ora cosa dice la legge in merito alla legittimità di una eventuale partecipazione alle assemblee on-line: sono legali?
L’esigenza di superare la tradizionale concezione fisica dell’assemblea di condominio si è presentata in presenza dell’emergenza sanitaria Coronavirus che ha visto l’Italia intera bloccata per evitare il diffondersi dell’epidemia.
Gli amministratori di condominio non hanno potuto indire assemblee pur nell’esigenza magari di provvedere a decisioni urgenti e necessarie, decisioni la cui adozione è stata quindi rimessa alla discrezionalità del capo condomino.
Tuttavia, si è detto che l’esigenza di indicare un luogo fisico si pone solo per chi vuole presenziare personalmente, senza però escludere che altri condomini possano farlo in videoconferenza.
In buona sostanza, ferma la necessità che il presidente dell’assemblea e l’eventuale segretario si trovino in un posto prestabilito e indicato nell’avviso di convocazione, a beneficio di quanti vogliano partecipare, nulla escluderebbe che sia possibile, per gli altri, partecipare in modalità online.
Questa tesi, tuttavia, non è stata ancora sposata dalla giurisprudenza ma è chiaro che si tratta di un campo ove, vista la forte spinta dell’innovazione tecnologica, si dirà molto nei prossimi anni.
Alcuni autori hanno sostenuto di poter applicare, in via analogica, la norma sulle riunioni dell’assemblea delle Srl, Spa e Sapa (ossia le società di capitali), norma che consente la partecipazione dei soci in videoconferenza solo se lo Statuto sociale lo prevede.
Dunque, questo aprirebbe la possibilità all’assemblea di modificare il regolamento condominiale inserendovi all’interno una clausola ove si autorizza espressamente la partecipazione alle riunioni anche mediante videoconferenza.
Ma… Le assemblee possono essere invalidate?
Considerando le modalità di svolgimento e votazione è difficile mettersi al riparo dal rischio di impugnazione.
Ad esempio non è possibile prevedere che ad un condòmino salti improvvisamente la connessione prima della votazione …
Il verbale? Il verbale dell’assemblea deve contenere le dichiarazioni ed i voti di tutti i partecipanti, come si trovassero nello stesso luogo.
E la privacy? Ci sono diversi aspetti da chiarire e non tutti sono di facile soluzione.
Il rischio più che concreto di diffusione di dati personali o altri dati o notizie di esclusiva pertinenza condominiale, quindi riservati a rimanere confinati alla sola compagine condominiale, può causare conseguenze anche sul piano legale.
Allora è necessario prestare particolare attenzione perchè:
- Tutti i partecipanti devono essere identificati, devono poter partecipare in egual misura e devono avere la possibilità di capire ed esprimersi circa gli argomenti da dibattere;
- Qualora la connessione non fosse possibile o venisse meno e non fosse ripristinabile, l’assemblea dovrà essere sospesa (le decisioni eventualmente già prese fino a quel momento saranno valide);
- Occorre essere chiari con gli aventi diritto, anticipando chiaramente le modalità di svolgimento dell’assemblea;
- Sarà necessario istruire preventivamente i partecipanti per permettere a tutti di prendere dimestichezza con il nuovo mezzo tecnologico;
- Tutti devono poter partecipare, ascoltando ed intervenendo di conseguenza è necessario che tutti siano dotati di adeguati mezzi tecnologici, di una connessione stabile e dovranno comprendere bene il momento in cui intervenire nella discussione per evitare che la discussione diventi incomprensibile;
- Durante lo svolgimento dell’assemblea non deve mai cadere la linea a nessuno, in tal caso bisogna attendere la riconnessione.
Sulle assemblee on-line la sentenza della Cassazione Civile n. 29878 del 18.11.2019 ha affermato:
“E’ perciò compito dell’assemblea, e per essa del suo presidente, controllare la regolarità degli avvisi di convocazione e darne conto tramite verbalizzazione, sulla base dell’elenco degli aventi diritto a partecipare alla riunione eventualmente compilato dall’amministratore”.
In tema di assemblee on-line, va considerato però anche quanto segue.
- La figura del presidente (al pari di quella del segretario) non è prevista dal Codice civile ne è tanto meno obbligatoria; la giurisprudenza della Corte di Cassazione ha più volte affermato tale principio. Si cita, a titolo esemplificativo, la pronuncia n. 1375/2017.
- Una effettiva verifica circa il fatto che tutti gli aventi diritto siano stati correttamente convocati in assemblea è molto difficile.
- Al di là dell’accertamento circa l’avvenuta spedizione delle raccomandate, sarebbe necessaria un’ispezione ipotecaria su tutti i subalterni per accertare che qualche proprietario non abbia venduto il giorno prima della riunione (rendendo quindi annullabile la relativa delibera).
- L’amministratore è tenuto a convocare l’assemblea secondo le modalità e nei tempi previsti dalla legge; il suo comportamento va valutato secondo i parametri con cui si valuta la diligenza del professionista.
E poi…
Come risolvere la questione della partecipazione di soggetti non aventi diritto a partecipare all’assemblea.
Nessuno infatti è in grado di appurare che il singolo condòmino non sia in compagnia di altre persone che nulla hanno a che fare con gli aventi diritto, dal momento che tali persone potrebbero trovarsi vicino al condòmino, ma fuori dal cono di ripresa della telecamera.
Insomma: esiste, certo,il rischio di un’impugnazione sulle modalità di svolgimento delle assemblee on-line, di convocazione e di voto, dal quale è difficile mettersi al riparo. Ma la valutazione del buon esito dell’assemblea a distanza è strettamente legata al buon senso e alla volontà contenziosa dei condòmini.
Passato il periodo di emergenza (e di vigenza dei DPCM relativi all’emergenza sanitaria), ove si volesse proseguire con tali modalità ritengo necessario disciplinarne lo svolgimento mediante clausole regolamentari che vadano a stabilire le principali dinamiche inerenti il collegamento remoto.
Sarà inoltre opportuno prevedere una doppia possibilità di partecipazione per i condomini:
luogo fisico, per chi vuole essere presente personalmente;
collegamento da remoto, per chi vuole essere presente “virtualmente”.
Durante questi giorni di emergenza, se non si vuole affrontare il rischio di impugnative o non si vuole scontrarsi con le difficoltà connesse ad una assemblea telematica, il consiglio è il seguente:
redigete il rendiconto consuntivo ed una bozza di preventivo;
mandate tutto ai condomini in modo da dimostrare di aver svolto il vostro lavoro;
chiedete di procedere con i pagamenti come da piano rate, anticipando che appena possibile verrà convocata l’assemblea per la discussione e l’approvazione.
